Schulen und OGS
Workflows für Schulen, OGS, Träger und Betreuung
Schulen und OGS sollen nicht zur Ersatzverwaltung werden. ButPay ordnet die Zusammenarbeit zwischen Familie, Kommune, Schule, Betreuungsträger und Anbieter so, dass Klassen, Mittagessen, Ausflüge und Teilhabeangebote nachvollziehbar bleiben.
Rollen und Datenzugriffe werden mandantenspezifisch freigegeben. Schülerdaten dürfen nur zweckgebunden und rollenbezogen sichtbar werden.
Rollenabgrenzung
- Familien pflegen eigene Angaben und sehen Guthaben sowie Buchungen im freigegebenen Portal.
- Kommunen verwalten Bewilligung, Zeitraum, Guthaben, Freigaben und Einzelfallentscheidungen.
- Schulen und OGS liefern oder prüfen nur die für ihre Aufgabe erforderlichen Informationen.
- Anbieter buchen Leistungen und sehen keine vollständigen Sozialakten.
Klassenfahrt und Ausflug
- Das Angebot wird mit Leistungsart, Zeitraum, Gruppe und Kostenrahmen angelegt.
- Berechtigte Kinder werden über Bewilligungszeitraum und Leistungsart zugeordnet.
- Buchung, Korrektur und Nachweis bleiben für berechtigte Rollen nachvollziehbar.
- Die endgültige Übernahmeentscheidung bleibt bei der zuständigen Stelle.
Mittagessen und Betreuung
- Freigegebene Caterer oder Träger erfassen Leistungen gegen passendes Guthaben.
- Schule, Klasse, OGS und Betreuung werden über Datenabgleiche aktuell gehalten.
- Abgelehnte Buchungen werden mit Zeitraum, Leistungsart und Guthabenprüfung erklärbar.
- Familien behalten Sicht auf genutzte Leistungen, ohne dass der Schulalltag belastet wird.
Datenschutz im Alltag
- Es gilt Datenminimierung: nur erforderliche Felder, nur erforderliche Rollen, nur erforderliche Zeiträume.
- Support- und Administrationszugriffe müssen protokolliert und zweckgebunden sein.
- Listenexporte sollten sparsam eingesetzt und zeitlich begrenzt aufbewahrt werden.
- Barrierearme und einfache Informationen helfen Familien, Daten selbst aktuell zu halten.